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Legalització de documents oficials Legalización de documentos públicos

Como norma general, y a fin de que pueda producir efectos en el país de destino, cualquier documento público (o copia autorizada de la escritura de elevación a público de un documento privado) tiene que ser legalizado en el país de origen. El objetivo de este trámite es certificar la autenticidad de la firma y la calidad en la que actúa la autoridad firmante.

¿Qué es un documento público? Es aquel documento autorizado por un notario o un funcionario público competente que acredita los hechos que refiere con las solemnidades requeridas por la ley.

¿Qué es una copia autorizada (o auténtica) de la escritura de elevación a público de un documento privado? Es la reproducción, formalizada notarialmente de una escritura protocolizada por un notario conforme a la cual se eleva a público un documento privado.

El  XII Convenio de la Haya, de 5 de octubre de 1961, establece un procedimiento simplificado para el proceso de legalización: es la llamada Apostilla de la Haya o trámite de legalización única: este es el procedimiento a aplicar en este caso porque tanto España como Italia son países firmantes de dicho Convenio.

¿Qué hay que saber antes de iniciar el proceso de legalización?

  • Solo se pueden apostillar los documentos públicos originales, no las copias compulsadas.
  • No se pueden apostillar los documentos privados, pero sí las copias autorizadas de escrituras notariales de elevación a público de documento privado.
  • No hay que apostillar los documentos emitidos por las autoridades diplomáticas o consulares.
  • No hay que apostillar documentos directamente relacionados con una operación comercial o aduanera.
  • Existen algunos convenios internacionales que determinan la exención de legalización para algunos documentos (por ejemplo, las actas de nacimiento, matrimonio o defunción, por lo que se puede pedir una certificación internacional de las mismas al registro civil). La lista de convenios se puede consultar clicando  aquí. En el caso concreto de Italia, conviene tener en cuenta que tanto este país como España han suscrito diversos convenios en virtud de los cuales no es necesaria la legalización de determinados documentos. En particular, destacan los convenios siguientes:
    •  Convenio número 16 de la Comisión Internacional del Estado Civil (CIEC). En virtud de este convenio, se puede pedir una certificación internacional o plurilingüe de las actas de nacimiento, matrimonio o defunción. Estas certificaciones las expiden los  registros civiles (localización de sus oficinas en todo el Estado).
    •  Convenio número 17 de la Comisión Internacional del Estado Civil (CIEC) sobre dispensa de legalización de documentos referentes al estado civil; a la capacidad o a la situación familiar de las personas físicas; a la nacionalidad, domicilio o residencia; y de cualquier otro documento expedido para la celebración del matrimonio o para la formalización de un acto de estado civil.
    •  Convenio Europeo número 63 relativo a la supresión del requerimiento de legalización de documentos emitidos por agentes diplomáticos o consulares, así como de las declaraciones oficiales, como por ejemplo certificaciones sobre la certeza de una fecha o autenticaciones de firma en cualquier otro documento.

El procedimiento para solicitar las certificaciones a que hacen referencia estos convenios se encuentra en el apartado sobre "familia" de la página web  Trámites y gestiones personales del Ministerio Justicia.

    • La apostilla, en sí misma, no tiene fecha de caducidad. Ahora bien, si el documento apostillado sí que la tiene, la apostilla será válida mientras esté en vigor el documento.
    • Es recomendable tramitar la legalización antes de la traducción jurada. De esta forma se pueden traducir, simultáneamente, tanto el mismo documento como la apostilla.
    • La legalización no es un trámite inmediato, motivo por el cual es aconsejable iniciarlo con una mínima previsión. Cabe decir que no se puede dar un plazo orientativo, porque depende del tipo de documento y del órgano al que se dirija la petición.
    • Algunos documentos, como por ejemplo los académicos, requieren una gestión anterior a la apostilla propiamente dicha: el reconocimiento previo de firmas. Se puede consultar cuáles son estos documentos en la página web del  Ministerio de Justicia. A modo de ejemplo, algunos de los documentos públicos más comunes que exigen el reconocimiento previo de firmas son:
    Tipo de documento 

    Órgano o entidad que efectúa el reconocimiento previo de firma

    Más información, órgano competente y contacto

    Títulos y certificados de estudios universitarios oficiales, así como certificados de escuelas de idiomas, institutos o centros de estudios extranjeros en España

    Ministerio de Educación, Cultura y Deporte y  Alta Inspección de Educación en las comunidades autónomas.

     Enlace a la web del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte sobre legalización de títulos universitarios.

    Alta Inspección de Educació en Catalunya ( enlace al apartado relativo a la legalización de documentación académica [información sobre el trámite y  formulario de solicitud]). Dirección: C/ de Bergara, 12, 5º. 08002, Barcelona. Tel. 93 520 96 03. Fax 93 520 96 88. 

    Correo electrónico:  legalizaciones.cat@seap.minhap.es

    Títulos y certificados académicos oficiales no universitarios.

    Consejerías autonómicas competentes en educación (en el caso de Cataluña,  Departamento de Educación).

    Enlace a la web del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte sobre legalización de títulos no universitarios.

    Es preciso dirigirse al Servicio Territorial de Educación ( enlace al directorio de servicios territoriales) de la demarcación en la que se haya expedido el título o la certificación académica oficial no universitaria.

    Documentos de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (por ejemplo, declaraciones del impuesto sobre la renta de las personas físicas)

    Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas.

    Es preciso dirigirse a la correspondiente delegación provincial de la AEAT ( enlace al directorio de direcciones del organismo en Cataluña).

    Dónde y cómo se tienen que apostillar los documentos que requieren legalización

    De acuerdo con lo mencionado   Real Decreto 1497/2011, de 24 de octubre, los òrganos que pueden apostillar documentos públicos expedidos en España varían en función del tipo de documento. Por tanto, hemos de tener en cuenta:

    1. Documentos judiciales

    Como, por ejemplo, actas de nacimiento, matrimonio o defunción; certificados de capacidad matrimonial, fe de vida o estado, y resoluciones judiciales. En estos casos, las autoridades competentes para apostillar son :

    • Persona titular de la Secretaria de Gobierno del Tribunal Superior de Justicia (TSJ).
    En Cataluña:
    Secretaria de Gobierno del TSJ
    • Pg. de Lluís Companys, 14-16 (Palacio de Justícia), 08018 Barcelona
    • 93 486 61 83 ó 93 486 61 84
    • Pág. web
    • Persona titular de la  unidad del Ministerio de Justicia que tenga atribuida la competencia en materia de información y atención a la ciudadania (C/ de la Bolsa, 8, 28012 Madrid), así como los gerentes territoriales ( enlace al directorio de direcciones de las gerencias territoriales) del mismo Ministerio.
    En Cataluña:
    Oficina de la Geréncia Territorial del Ministerio de Jusiticia
    • C/ de Garcilaso, 123, 08027 Barcelona; (      enllaç a la localització de l'oficina).

    La solicitud se puede formular  presencialmente o por  correo postal (enlaces a páginas web del Ministerio de Justicia sobre estos trámites). En ambos casos, hay que presentar el documento original que se desea apostillar.

    Importante! Los documentos judiciales emitidos por la Audiencia Nacional o por el Tribunal Supremo no siguen este procedimiento, sino que son apostillados en la misma sede del órgano judicial de que se trate:

    Audiéncia Nacional
    • C/ de Prim, 12; 28004 Madrid
    • 91 308 26 39
    Tribunal Supremo
    • Pl. de la Villa de París, s/n; 28004 Madrid
    • 91 397 10 00

    2. Documentos notariales

    Pueden ser documentos autorizados notarialmente o documentos privados con firmas legitimadas por notario. La autoridad apostillante competente es el decano del respectivo colegio notarial ( web del Consejo General del Notariado) o quien lo sustituya, así como aquellos otros notarios en quienes delegue.

    Colegio de Notarios de Cataluña

    3. Documentos administrativos

    Como, por ejemplo, documentos académicos oficiales. En estos casos, son competentes para apostillar, indistintamente y con independencia del lugar del territorio español en donde se haya emitido el documento, cualquiera de las autoridades mencionadas anteriormente: secretarios de gobierno, secretarios de tribunales superiores de justicia, titulares de la unidad del Ministerio de Justicia competente en materia de información y atención ciudadana, gerentes territoriales del mismo Ministerio o los decanos de los colegios notariales.

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