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Registre d'una empresa Registro de una empresa

Para registrar una empresa en Alemania, hay que proceder de la siguiente manera:

1. Redactar ante un notario público los estatutos sociales de la sociedad mercantil y proceder a su constitución.

Se puede consultar la lista de estos  aquí (acceso a la web del Colegio Federal de Notarios). Una vez constituida, el notario inscribirá inmediatamente la sociedad en el Registro Mercantil (Handelsregister) al que pertenece territorialmente la sociedad de acuerdo con su domicilio social a través de la web del   Portal Común de los Registros de los Länder (Gemeinsames Registerportal der Länder).

Además del formulario de solicitud de inscripción debidamente cumplimentado, el notario enviará al Registro Mercantil la siguiente documentación:

  • La escritura de constitución de la sociedad mercantil autorizada por el notario.
  • La escritura de nombramiento de los gerentes de la sociedad mercantil, si es que este nombramiento no se encuentra incluido en la escritura de constitución.
  • Una lista de los accionistas de la sociedad mercantil.
  • La garantía de que el mínimo legal del capital social aportado ha sido ingresado debidamente y se encuentra a disposición de los gerentes de la sociedad mercantil.

Para obtener información sobre el coste de todo el proceso, se puede consultar la web del   Colegio Federal de Notarios.

La confirmación de la inscripción en el Registro Mercantil es rápida (no más de 7 días) y una vez aprobada esta inscripción, queda constancia de ella mediante su publicación en la base de datos del propio Registro Mercantil, que se puede consultar   aquí (acceso a la página de búsqueda de datos del Registro Mercantil del Bundesanzeiger, el Boletín Oficial de la República Federal de Alemania).

2. Abrir una cuenta bancaria a nombre de la sociedad mercantil.

Así, por ejemplo, para una sociedad mercantil del tipo GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung), el equivalente a nuestra sociedad limitada, al menos el 50 por ciento del capital social inicial mínimo de 25.000 € debe ser depositado en el banco.

3. Comunicar a la Oficina de Comercio la intención de iniciar la actividad.

Hay que comunicar la intención de iniciar la actividad mercantil en la Oficina de Comercio (Gewerbe-/Ordnungsamt) del municipio donde se prevea llevar a cabo la actividad. En general, este trámite sólo es necesario si la actividad requiere de un local de negocio porque será necesario obtener previamente el correspondiente permiso de apertura (Gewerbeerlaubnis), pero hay unos pocos casos (por ejemplo, agentes inmobiliarios, agentes de cambio y bolsa, empresas de seguridad, etc.) en que una licencia de actividad (Gewerbeschein) es necesaria también. Deben consultarse las condiciones de tramitación en la web de la oficina de cada municipio. A modo de ejemplo, ofrecemos los accesos a las webs de las municipalidades dede   Hamburgo,   Berlín,   Frankfurt,   Stuttgart i   Colónia.

Además, la Oficina de Comercio (Gewerbe-/Ordnungsamt) se encargará de adelantar este hecho al resto de autoridades involucradas, entre ellas las fiscales de la Agencia Tributaria (Finanzamt) que, una vez han sido informadas, envían al domicilio social de la sociedad mercantil un cuestionario requiriendo datos sobre la sociedad y su actividad. Una vez rellenado y devuelto a la Finanzamt, la sociedad obtendrá su número de identificación fiscal (Steuernummer), que deberá incluirse en todas las facturas emitidas por la sociedad.

Otras autoridades a las que se comunica el inicio de la actividad son:

  • Laborales:

    Handwerkskammer (Cámara de Oficios) o Industrie- und Handelskammertag (Cámara de Industria y Comercio): Si la actividad mercantil consiste en un oficio, será necesario que te inscribas en la Cámara de Oficios, acreditando antes tu cualificación profesional de acuerdo con lo establecido en la legislación comunitaria. En concreto, se pide haber trabajado entre tres y seis años como trabajador por cuenta propia o director de una empresa dentro de la actividad de que se trata. Si no se dispone de esta acreditación, todavía se puede lograr mediante la aportación de algún título académico equivalente al certificado de maestría profesional alemán, el Meisterprüfung. Si este título no es suficiente, quizás tendrás que aprobar antes un curso de adaptación o una prueba de aptitud.

    Si la actividad no es la correspondiente a un oficio, la inscripción de la sociedad mercantil deberá hacerse en la Cámara de Industria y Comercio. Se puede consultar   aquí la web de la Asociación de Cámaras de Industria y Comercio de Alemania (Deutscher Industrie- und Handelskammertag, DIHK) para saber cuál es la cámara en la que te corresponde dirigirte de acuerdo con el domicilio social de la empresa.

  • Sanitarias:

    Gesundheitsamt (Inspección de Sanidad): Dependiendo del sector de actividad del que se trate (por ejemplo, venta de productos alimenticios o catering), será necesario obtener un permiso por parte de la Inspección de Sanidad conforme han examinado tu negocio y este cumple los criterios higiénicos y sanitarios establecidos por la legislación vigente. Además, en el caso de negocios relacionados con la alimentación, será necesario que acredites haber participado en un seminario sobre normas higiénicas de manipulación de alimentos impartido por la Cámara de Comercio e Industria que te corresponda.

De cualquier manera, es recomendable comprobar que estas comunicaciones se han realizado efectivamente.

4. Registrar la sociedad en la Asociación Profesional 

Por último, si la sociedad mercantil contratará trabajadores, hay que registrarla en la Asociación Profesional (Berufsgenossenschaft) correspondiente y suscribir un seguro obligatorio de accidentes de trabajo. Se puede consultar   aquí la lista de asociaciones profesionales de la Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV).

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